تحول شرکت‌های پخش با نرم‌افزار حسابداری آنلاین؛ از کاهش خطا تا افزایش سود
با توجه به سرعت رشد بازار و اهمیت ارائه سریع خدمات، شرکت‌های پخش باید همراه با فناوری‌های روز حرکت کنند. انجام فرآیندها به‌صورت سنتی، به‌ویژه در بخش حسابداری و ثبت فاکتورها، باعث افزایش خطا، اتلاف زمان و کاهش رضایت مشتری میشود. به همین دلیل، استفاده از نرم‌افزار حسابداری شرکت پخش یک ضرورت است؛ زیرا این نرم‌افزار باعث یکپارچگی اطلاعات، کاهش خطای انسانی و تصمیم‌گیری دقیق مدیریتی می‌گردد.
چرا شرکت‌های پخش به نرم‌افزار حسابداری تخصصی نیاز دارند؟
شرکت های پخش فرایند حسابداری مختص به خود را دارند به گونه ای که در این شرکت ها فاکتور های فروش روزانه دریافت و پرداخت چک تخصیص سهم ویزیتور و همچنین تسویه ویزیتور ورودی و خروجی بانک به صورت لحظه ای و در مقیاس بالا انجام می گیرد . به همین دلیل استفاده از حسابداری عمومی نمی تواند جوابگوی نیاز این شرکت ها باشد
یک نرم‌افزار حسابداری تخصصی پخش باید بتواند تمام بخش های مختلف شرکت را به صورت یکپارچه به یکدیگر متصل نماید به گونه ای که واحد های مختلف اعم از بازرگانی و انبار و و مالی به صورت یک پارچه عمل کنند و مدیران در لحظه موجوی کالا و اشخاص و همچنین موجودی نقدی شرکت را گزارش گیری کنند
یک نرم افزار حسابداری پخش علاوه بر بهبود فرایند ثبت فروش و تسویه فاکتور باید بتواند فرایند توزیع و مدیریت نیروی انسانی و همچنین رضایت مشتری را نیز بهبود بخشد.
مهمترین ویژگی های نرم افزار حسابداری پخش
نرم‌افزار حسابداری آنلاین حرفه‌ای برای شرکت‌های پخش، باید امکانات متنوعی داشته باشد که علاوه بر ثبت اطلاعات مالی، به بهبود فرآیندهای فروش و توزیع نیز کمک کند. در ادامه به مهمترین ویژگی‌های این نرم‌افزار اشاره می‌کنیم:
1. ثبت لحظه ای فروش
در شرکت های پخش روزانه تعداد زیادی فاکتور ثبت می شود بنابراین یک نرم افزار حستبداری خوب باید بتواند فاکتور فروش را با کمترین زمان و بیشترین دقت ثبت نماید به صورتی که موجودی انبار و حساب مشتری بروز باشد
2. ثبت و گزارش گیری چک ها
در این شرکت ها معمولا حجم بالایی چک روزانه دریافت و وصول می گردد بنابراین یکی از وظایف نرم افزار حسابداری در این شرکت ها ثبت سریع و دقیق دریافت و پرداخت و وصول چک ها و همچنین یادآوری سررسید چک ها می باشد و از تأخیر یا فراموشی در دریافت‌ها و پرداخت ها جلوگیری می کند
3. مدیریت ویزیتور ها
یکی از مهمترین بخش های نرم افزار ها در حوزه پخش مدیریت ویزیتور هاست بدین صورت که نرم افزار های جدید این قابلیت را دارن که برای ویزیتور مسیر ویزیت و همچنین برای توزیع کننده مسیر تویزع مشخص نماید و همچنین در هر زمان که مدیریت اراده نماید عملکرد هر ویزیتور اعم از میزان فروش , نحوه فروش , وصول مطالبات , و نوع کالاهایی که به فروش می رساند قابل گزارش گیری باشد
4. ارتباط مستمر بین بخش های مختلف
در نرم افزار های بروز دیگر در بخش های مختلف حسابداری گسستگی وجود ندارد به دین صورت که با ثبت فاکتور فروش و یا صدور حواله مستقیما تاثیر خود را در انبار می گذارد و همچنین با ثبت دریافت و پرداخت در ماژول خزانه مانده حساب مشتری بروز خواهد شد بنابراین گزارش گیری مانده کالا ها و مانده مشتریان سریع تر و دقیق تر خواهد بود
5. گزارش گیری سریع تر و با اعتماد بیشتر
در نرم افزار های حسابداری به لطف یکپارچگی دیگر مانند گذشته درگیر تهیه گزارشات مدیریتی نخواهید بود به گونه ای که گزارشات مربوط به فروش محصولات و وصول مطالبات و همچنین در سطح بالاتر گزارشات مربوط به عملکرد شرکت در کسر از ثانیه قابل گزارش گیری خواهد بود
6. همگام با روش های نوین و دانش روز
در حسابداری های جدید شاهد امکانات جدید خواهید بود که در نرم افزار های سنتی نیروی انسانی وظیفه انجام این عملات را بر عهده داشت . درنرم افزار های جدید مغایرت گیری بانکی به صورت سیستمی انجام میگیرد . ارسال فاکتور از طریق سیستم دیجیتالی انجام میگیرد . حد سفارش کالا در انبار قابل تنظیم است و به شما اخطار کمبود کالا داده می شود و همچنین حد اختیارات هر کاربر در سیستم حسابداری کاملا قابل کنترل و شخصی سازی می باشد . این تنها گوشه از قابلیت های جدید در نرم افزار های حسابداری در حوزه پخش است
6. پشتیبانی از ابزار های جدید
امروزه اغلب نرم‌افزارهای حسابداری پخش، نسخه موبایل نیز دارند تا ویزیتورها بتوانند در لحظه سفارش ثبت کنند، موجودی کالا را ببینند و حتی فاکتور صادر کنند. این ویژگی نه تنها سرعت کار را بالا می‌برد، بلکه از خطاهای ثبت دستی جلوگیری می‌کند.
ما تا اینجا در مورد نرم افزار های جدید و تخصصی پخش صحبت کردیم ولی یکی از بهترین انواع نرم افزار ها استفاده از نرم افزار های آنلاین حسابداری یا به اصطلاح نرم افزار های حسابداری ابری است
استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین در شرکت های پخش چه مزیت هایی دارد
استفاده از یک سیستم نرم افزار حسابداری ابری تخصصی، تأثیر مستقیمی بر بهبود عملکرد شرکت‌های پخش دارد. برخی از مهمترین مزایا عبارت‌اند از:
- کاهش خطاهای انسانی: ثبت فاکتور ها به رابط کاربری آسان باعث کمتر شدن خطای انسانی می گردد
- صرفه‌جویی در زمان: بسیاری از فرآیندهای تکراری به صورت خودکار انجام میشود.
- دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات: مدیران می‌توانند در هر لحظه از طریق رایانه و یا موبایل در هر زمان و هر مکان به اطلاعات مالی و موجودی کالاها دسترسی داشته باشند.
- دسترسی راحت به نرم افزار: با سیستم های آنلاین دیگر محدودیت های نرم افزار های سنتی از قبیل محدودیت زمانی و مکانی در استفاده از نرم افزار , اتصال سیستم های مختلف به یکدیگر , سرعت پایین در اتصال به سرور مستقر در مجموعه و... را نخواهید داشت
- برآورده شدن نیاز شرکت :در سیستم های آنلاین به دلیل زنده بودن این نرم افزار ها دست مدیران فروش برای ارائه طرح های مختلف فروش مثل ارائه طرح های تخفیفی متنوع , سیستم های مختلف محسبه سهم بازاریاب و همچنین نحوه ارائه محصول به مشتری و... باز است و نرم افزار های حسابداری آنلاین قابلیت شخصی سازی بالایی دارند و این قابلیت را دارند که ایده های فروش شما را به بهترین شکل پیاده سازی کنند.
- افزایش دقت و شفافیت مالی: تمامی تراکنش‌ها، فاکتورها و دریافت‌ها به صورت دقیق در شعب مختلف و یا توسط ویزیتور های مختلف در محل ثبت می‌شوند و قابل پیگیری هستند.
- بهبود تصمیم‌گیری مدیریتی: گزارش‌های دقیق با کمترین اتلاف زمان به مدیران کمک می‌کند تا بر اساس اطلاعات واقعی و در زمان مناسب تصمیمات در جهت بهبود عملکرد شرکت بگیرند
- قابلیت اتصال به سامانه های مختلف: در نرم افزار های آنلاین به واسط پویا بودن شما با کمترین زمان به سامانه های مختلف دولتی از قبلی سامانه مودیان و سامانه جامع تجارت و... متصل خواهید شد
- قابلیت استفاده در ابزار های مختلف : در شرکت های پخش معمولا ثبت فاکتور ها و تراکنش های مالی با ابزار مختلف از قبیل کامپیوترها, لب تاپ ها و موبایل و تبلت توسط حسابدارهای مستقر در مجموعه و یا ویزیتور در محل مشتری انجام میگیرد . پس یک نرم افزار پخش باید قابلیت استفاده در این فضا را داشته باشد بنابراین بهترین گزینه برای شرکت های پخش استفاده از نرم افزار های حسابداری آنلاین است
- همگام سازی با نرم افزار های مختلف : در جامعه امروزه نرم افزار های مختلف در زمینه پخش استفاده میشود از قبیل نرم افزار های فروش مویرگی , نرم افزار های مدیریت مشتریان (CRM) و ... که نرم افزار حسابداری آنلاین به بهترین شکل قابلیت اتصال و تبادل اطلاعات با این نرم افزار ها را دارد
وقتی در شرکت پخش شما از نرم افزار های حسابداری آنلاین استفاده می کنید قسمت عمده از کار حسابداری بر عهده نرم افزار است و دیگر کاربر شما درگیر کارهای تکراری و زمانبر نمی شود همین امر باعث افزایش بهره وری نیروی کار و مدیریت هزینه ها می گردد
از نظر مدیران مالی نیز دیگر مدیر مجموعه مجبور نمی شود تمام اسناد را به صورت دستی کنترل نماید و یا برای گزارشات عملکرد زمان زیادی صرف کند
از طرفی، شفافیت مالی باعث افزایش اعتماد بین شرکت و مشتریان میشود. زمانی که وضعیت حساب‌ها مشخص و منظم باشد، مدیریت منابع و مطالبات شرکت به بهترین شکل ممکن انجام میگیرد
برای حسابداری آنلاین چه نرم افزاری را انتخاب کنیم ؟
برای انتخاب نرم‌افزار مناسب، لازم است چند نکته مهم را در نظر بگیرید:
- قابلیت توسعه و سفارشی‌سازی: نرم‌افزار باید پویا باشد و قابلیت شخصی سازی و همگام شدن با ایده های شما را داشته باشد
- پشتیبانی و آموزش: پیش نیاز هر نرم افزار خوب ذداشتن پشتیبانی قوی و در لحظه است
- امنیت اطلاعات: به مانند پشتیبانی قوی امنیت اطلاعات مهمترین جزئ در استفاده از نرم افزار حسابداری است
- رابط کاربری مدرن : رابط کاربری آسان قابل فهم و در دسترس بودن بخش های مختلف نرم افزار می تواند راهنمای خوبی در انتخاب نرم افزار باشد
- گزارشات متنوع : تاثیر هر نرم افزار در گزارشاتی است که راهنمای مدیران در اتخاذ تصمیمات است
- بروز بودن : همین طور که بیان شد قابلیت های مختلفی در نرم افزار های حسابداری در حوزه پخش طراحی شده است که در جهت بهبود فضای کسب و کار و استفاده هر چه بهتر از نرم افزار کمک شایانی می کند بنابراین نرم افزاری بهتر است که قابلیت های مختلف در نوع ثبت تراکنش ها و ارائه محصولات و همچنین گزارشات مدیریتی و.. داشته باشد
در نهایت می‌توان گفت که نرم‌افزار حسابداری آنلاین شرکت‌های پخش یکی مهترین ابزار ها در جهت تداوم فعالیت شرکت خواهند بود به صورتی که حسابداران , ویزیتورها , مدیران مالی و مدیران عالی رتبه شرکت در هر زمان و هر مکان به بهترین شکل با امکانت روز دنیا قابلیت دسترسی به سیستم مالی شرکت گزارش گیری و اتخاذ تصمیمات در جهت عملکرد هرچه بهتر شرکت را داشته باشند.
دیدگاه تان را بنویسید